Elektronické schvalování dokladů pro školy

Méně papírů na vašem stole.
Víc času na školu.

UNISpis pro školy vede faktury, objednávky, žádanky, smlouvy, účtenky, cestovní příkazy i školní pokladnu na jednom místě. Doklad se pořídí jednou, projde schválením podle vaší směrnice a zůstane dohledatelný i s celou historií — kdo, kdy a jak rozhodl.

  • Fakturu podepíšete z mobilu cestou z porady — údaje z PDF vytěží umělá inteligence
  • Schvalování podle finanční kontroly: věcná správnost, příkazce operace, správce rozpočtu
  • Účtenku ze školního výletu vyfotí paní učitelka v telefonu, údaje se vyplní samy
Chci nezávaznou ukázku Co aplikace umí

Ukázku připravíme na příkladech ze školního prostředí. Za 30 minut uvidíte celý oběh faktury od nahrání PDF po podpis správce rozpočtu.

20+škol a organizací, které UNISpis používají každý den
12agend od faktur po školní pokladnu
0instalací — běží v prohlížeči a v mobilu
100 %dokladů s dohledatelnou historií
Proč právě teď

Co se pro školy mění od roku 2027

Faktura za opravu tělocvičny čeká na podpis ředitele, pak ji musí vidět správce rozpočtu, pak účetní — a mezitím se mezi kabinetem a sekretariátem ztratí účtenka ze školního výletu. Znáte to? A od roku 2027 k tomu přibývají nová pravidla.

1

Oddělené role

Škola potřebuje určeného příkazce operace, správce rozpočtu a hlavní účetní — a příkazce nesmí u téže operace zastávat žádnou z dalších dvou funkcí.

2

Doložitelné schválení

Musí jít zpětně doložit, kdo co a kdy schválil. Podpis na průvodce v šanonu se při kontrole zřizovatele hledá těžko.

3

Tlak na ředitelny

Bez nástroje znamená každý doklad hodiny přepisování a obíhání sborovny — času, který ředitel ani hospodářka nemají.

4

Rozpočet pod kontrolou

Kolik je už objednáno a přislíbeno, má být vidět dřív, než přijde faktura. Ne až při uzávěrce.

Zákon o řízení a kontrole veřejných financí od 1. ledna 2027

Zákon č. 231/2025 Sb. nahrazuje dosavadní zákon o finanční kontrole. UNISpis je na to stavěný: role nastavíte podle své školy, každá operace projde oddělenými kroky schvalování a každý úkon se uloží do auditní stopy. Spolu s úpravou vnitřních předpisů tak škola získá nástroje potřebné pro výkon řídicí kontroly podle nového zákona.

Jak schvalování funguje
Moduly

Jeden systém pro celou agendu školy

Každá agenda má svůj modul a všechny sdílejí stejné schvalování, stejné uživatele a stejný přehled úkolů. Zapnete jen to, co škola používá, a další přidáte, až budete chtít.

Přijaté faktury

Faktura přijde e-mailem jako ISDOC nebo sken. UNISpis z ní sám vyčte dodavatele, částky i DPH, ověří ho v ARES a registru plátců DPH a pošle ji ke schválení přesně těm, kdo jsou na řadě.

  • Vytěžení dodavatele, částek, splatnosti, účtu i položek
  • Import ISDOC a párování s objednávkou či smlouvou
  • Zápis schválené faktury do účetnictví

Účtenky

Paní učitelka nakoupí výtvarné potřeby, účtenku vyfotí v mobilní aplikaci a údaje se vyplní samy. Konec papírových složek a hledání v šuplíku.

  • Vyfocení v mobilní aplikaci a vytěžení údajů
  • Schválení a podklad k proplacení
  • Zápis do pokladny v účetnictví

Žádanky

Učitel popíše, co potřebuje koupit nebo opravit. Vedení žádanku schválí a jedním krokem z ní vznikne objednávka — bez obíhání sborovny.

  • Jednoduchý formulář bez účetních pojmů
  • Sledování stavu — učitel vidí, kde žádanka je
  • Převod žádanky na objednávku

Objednávky

Vystavení, schválení a odeslání objednávky dodavateli. Přijatá faktura se na objednávku naváže a čerpání je vidět hned.

  • Číselná řada a šablona objednávky
  • Schvalování podle stejných pravidel jako faktury
  • Přehled otevřených a vyčerpaných objednávek

Limitované přísliby

Schválený rámec výdajů na období — energie, úklid, učební pomůcky. Systém hlídá přísliby za celou školu, takže vás žádný nečekaný výdaj nezaskočí.

  • Rámec na období s hlídaným zůstatkem
  • Vazba faktur a objednávek na příslib
  • Dodatečné schválení při překročení

Smlouvy

Už žádné hledání smluv v šanonech. Schválení textu, nahrání podepsané verze a dodatky s vlastní historií; faktury ke smlouvě se vážou a souvislosti jsou vidět hned.

  • Dodatky s historií parametrů smlouvy
  • Vazba na faktury a sledování čerpání
  • Hlídání platnosti a výročí

Cestovní příkazy

Vyúčtování služebních cest, výjezdů se žáky nebo školení na pár kliknutí. Učitel zadá cestovní příkaz, systém spočítá náhrady a po schválení je vše připravené k proplacení.

  • Žádost a schválení před cestou
  • Vyúčtování s automatickým výpočtem náhrad
  • Export podkladů do mezd za všechny zaměstnance

Školní pokladna

Zálohy žáků na akce, kroužky a pomůcky. Každý žák má své konto, divadlo pro celou třídu rozpočítáte jedním krokem a čerpání se zapíše do účetnictví.

  • Konta žáků se zůstatky
  • Akce pro třídu nebo vybrané žáky
  • Zápis čerpání do ekonomického systému

Seznámení s dokumenty

Směrnice a zápisy z porad rozešlete sborovně a vidíte, kdo se s nimi seznámil. Podpisový arch už nebude potřeba.

  • Rozeslání s termínem
  • Potvrzení jedním klikem, i z telefonu
  • Přehled, kdo potvrdil a kdo ne

Vydané faktury

Pronájem tělocvičny, stravné, kurzy — vystavení, schválení a sledování úhrad faktur, které vydává škola.

  • Číselné řady a šablony
  • Sledování úhrad
  • Založení faktury přes Public API

Pokladní doklady

Příjmové a výdajové doklady školní pokladny se stejným schvalováním a historií jako ostatní agendy.

  • Více pokladen a číselných řad
  • Schválení před výdejem hotovosti
  • Zápis do účetnictví

Interní doklady

Vnitřní operace — přeúčtování, předpisy, opravy — procházejí stejnými kroky jako faktury a zůstávají dohledatelné.

  • Vlastní typy interních dokladů
  • Schvalování podle nastaveného postupu
  • Historie a přílohy u každého dokladu

Moduly se zapínají podle potřeby. Většina škol začíná přijatými fakturami a účtenkami a během pár týdnů přidá objednávky, smlouvy a cestovní příkazy.

Jak to funguje

Od PDF k zaúčtované faktuře ve čtyřech krocích

Ukázka na přijaté faktuře — účtenky, objednávky i cestovní příkazy procházejí stejnou cestou. Žádný krok nekončí v e-mailu ani na papíře.

  1. 1

    Doklad se pořídí jednou

    Hospodářka nahraje PDF nebo sken, nebo faktura přijde rovnou do sběrné e-mailové schránky školy. Umělá inteligence vytěží dodavatele, částky, splatnost, účet i položky a stačí je zkontrolovat vedle náhledu.

  2. 2

    Dodavatel se ověří v registrech

    Údaje se porovnají s ARES a registrem plátců DPH — spolehlivost plátce i zveřejněný účet. Nespolehlivý plátce nebo neznámý účet se ukáže dřív, než kdokoli cokoli podepíše.

  3. 3

    Schválení podle směrnice školy

    Faktura jde krok za krokem — věcná správnost, příkazce operace, správce rozpočtu — přesně podle vaší směrnice o finanční kontrole. Ředitel vidí, co čeká na něj, a podepíše jedním klepnutím, třeba z mobilu.

  4. 4

    Zápis do účetnictví a auditní stopa

    Schválená faktura se zapíše do ekonomického systému, bez přepisování. U dokladu zůstane záznam, kdo, kdy a jak rozhodl — včetně poznámek a příloh. Při kontrole zřizovatele je to otázka vteřin.

Co aplikace umí

Detaily, které dělají rozdíl v každodenním provozu školy

Elektronický oběh dokladů je jednoduchý jen do chvíle, než přijdou prázdniny schvalovatele, nespolehlivý plátce DPH nebo účtenka bez žádanky.

Vytěžení dokladu umělou inteligencí

Z PDF, skenu nebo fotky účtenky se vyčte dodavatel, částky, DPH, splatnost, číslo účtu i položky. Hospodářka je jen zkontroluje vedle náhledu dokladu.

Ověření v ARES a registru plátců DPH

Dodavatel se doplní z ARES, u plátce DPH se ověří spolehlivost a zveřejněný bankovní účet. Neznámý účet uvidíte dřív, než fakturu schválíte.

Schvalovací postupy podle směrnice

Kroky, role a limity nastavíte podle vnitřní směrnice školy — různě pro různé knihy dokladů nebo částky. Žádná pevná šablona.

Žádanka → objednávka → faktura

Doklady se vážou na sebe navzájem i na smlouvy a limitované přísliby. Čerpání vidíte v každém okamžiku, ne až při uzávěrce.

Sběrná e-mailová schránka

Dodavatelé posílají faktury na jednu adresu školy. Příloha se sama založí jako nová faktura a čeká na kontrolu — nikdo nic nestahuje ani nenahrává.

Mobilní aplikace pro Android a iOS

Moje úkoly, náhled dokladu a schválení jedním klepnutím. Účtenku vyfotíte a údaje se vyplní samy — ideální pro učitele mimo kancelář.

Moje úkoly a notifikace

Vše, co čeká právě na vás, napříč agendami na jednom seznamu. Upozornění v aplikaci, e-mailem i v telefonu — nebo souhrnně jednou denně.

Zástup schvalovatele

Na prázdniny nebo nemoc předáte schvalování zástupci ředitele. Doklady nezůstanou viset a v historii je vidět, kdo rozhodl v zastoupení.

Úplná historie každého dokladu

Kdo doklad založil, kdo a kdy ho schválil nebo vrátil, s jakou poznámkou a co se změnilo. Nic se nemaže, všechno je dohledatelné i po letech — pro zřizovatele i auditora.

Bezpečnost a oddělená data

Každá škola má vlastní oddělenou databázi. Dvoufaktorové ověření, oprávnění po jednotlivých agendách a knihách dokladů, šifrovaný přenos a zálohy.

Napojení na účetnictví

Schválené doklady se zapisují do ekonomického systému Vario obousměrně. Bez něj systém funguje samostatně a doklady exportuje v ISDOC; další systémy řešíme individuálně.

Přílohy a náhled vedle údajů

PDF faktury, sken dodacího listu nebo podepsaná smlouva jsou u dokladu a zobrazí se vedle formuláře. Schvalujete s dokladem před očima.

Pro koho

Každý ve škole z toho něco má

Oběh dokladů není agenda jedné kanceláře. Aplikace ukazuje každému přesně to, co potřebuje — řediteli, hospodářce, učitelům i zřizovateli.

Ředitel a zástupce

Podpis z mobilu cestou z porady

  • Doklady ke schválení na jednom místě, i v telefonu
  • Přehled o čerpání rozpočtu v každém okamžiku
  • Finanční kontrola, která obstojí u zřizovatele
Hospodářka a účetní

Méně přepisování, víc pořádku

  • Faktura vytěžená z PDF, dodavatel ověřený v registrech
  • Schválený doklad se zapíše do účetnictví sám
  • Zálohy žáků pod kontrolou ve školní pokladně
Učitelé

Pár obrazovek a hotovo

  • Účtenka z výletu vyfocená v telefonu během minuty
  • Žádanka na pomůcky bez obíhání sborovny
  • Směrnici potvrdí jedním klikem
Zřizovatel a kontrola

Průkaznost na pár kliknutí

  • Kdo, kdy a jak rozhodl — u každého dokladu
  • Oddělené role podle zákona o řízení a kontrole
  • Více škol jednoho zřizovatele na jedné platformě
Vzniká se školami, pro školy. UNISpis vznikl z každodenní práce s účetnictvím a provozem škol a nové funkce přidáváme podle toho, co ředitelny a ekonomky skutečně potřebují. Přímý kontakt s vývojáři, česká podpora a žádné rigidní šablony.
Domluvit si ukázku
Jak začít

Od první ukázky po plný provoz vás provedeme

Nasazení nevyžaduje vlastní server ani správce IT. Doporučujeme začít fakturami a další agendy přidávat postupně.

  1. 1

    Nezávazná ukázka

    Online přes Teams či Meet, nebo za vámi přijedeme. Za 30 minut uvidíte celý oběh faktury na příkladech ze školního prostředí a zodpovíme dotazy.

  2. 2

    Nastavení společně se školou

    Projdeme vaši směrnici o finanční kontrole a podle ní nastavíme schvalovací postupy, uživatele, knihy dokladů a číselníky. Průvodce nastavením hlídá, aby nic nechybělo.

  3. 3

    Pilotní provoz na fakturách

    Jedna agenda, malý okruh uživatelů, rychlá zpětná vazba. Zaškolení proběhne na skutečných dokladech školy — stačí pár hodin, bez implementačních poplatků.

  4. 4

    Rozšíření a provoz

    Podle zkušeností z pilotu přidáte účtenky, objednávky, smlouvy, cestovní příkazy nebo školní pokladnu. Provoz, zálohy a aktualizace zajišťujeme my.

Časté dotazy

Na co se ptají ředitelé a ekonomky škol

Každá škola má vlastní oddělenou databázi, takže se data škol nikdy nepotkají. Přenos je šifrovaný, přihlášení lze chránit dvoufaktorovým ověřením a přístup se řídí oprávněními po jednotlivých agendách a knihách dokladů. Data jsou v zabezpečeném cloudu v EU a pravidelně zálohovaná. Záznamy se nemažou nenávratně, historie zůstává čitelná i po letech.

Nezávazná ukázka

Rádi vám UNISpis představíme

Zanechte nám kontakt a my se ozveme. Zodpovíme dotazy a domluvíme ukázku na příkladech ze školního prostředí — online přes Teams nebo Meet, nebo za vámi rádi přijedeme.

  • Ozveme se do jednoho pracovního dne Na e-mail, který v poptávce uvedete, s návrhem termínu.
  • Ukázka je nezávazná a zdarma Za 30 minut uvidíte celý oběh faktury od nahrání PDF po zápis do účetnictví.
  • Připravíme nabídku na míru vaší škole Podle velikosti školy, objemu dokladů a modulů, které chcete používat.
Raději napíšete nebo zavoláte rovnou? info@unispis.cz
Načítám…

* Povinné údaje. Poptávka je nezávazná a nikam ji dál nepředáváme.